信息尽量具体
写清类别、用途、来源、状态与数量。单位要明确；不确定的内容写“待核实”，不要用估算替代盘点。
资料与准备
第一次联系，需要哪些物料信息？
不必先做复杂报告，但需要让一批物料能够被准确理解。
项目要点
准备工作的重点。
照片有所指向
整体、包装标签与异常部位可以分别拍摄，并关联清单行。涉及人员或其他不必要信息的部分先去除。
说明期望安排
提供物料所在地、方便联系的方式和时间窗口。价格、物流与后续处理范围，在信息明确后再讨论。
把清单带走。
纯文本模板，可直接复制到邮件或现有工作记录。
开始联系
从一份清单，开始下一步。
说明物料类别、数量与状态，我们再讨论接下来的安排。